Med Privata utlägg kan anställda registrera företagsinköp som har betalats med egna pengar, till exempel med ett privat kort eller kontanter.
Utlägget kan sedan skickas in för attest, exporteras till företagets bokföringssystem och hanteras inför utbetalning.
Obs! Privata utlägg är en funktion som ingår i Plus och behöver vara aktiverad för företaget.
Skapa ett privat utlägg
Du kan registrera privata utlägg både på webben och i Nordea-appen.
På webben
Gå till Mina utgifter.
Klicka på Skapa utlägg uppe till höger.
Välj Privat utlägg.
Ladda upp kvittot och kontrollera att informationen stämmer.
Komplettera eventuella obligatoriska uppgifter.
Klicka på Skicka in.
I appen
Gå till Utgifter.
Välj att skapa ett nytt utlägg och välj Privat utlägg.
Skanna, fotografera eller ladda upp kvittot.
Kontrollera informationen och komplettera eventuella obligatoriska uppgifter.
Tryck på Skicka in.
Information från kvittot läses automatiskt in för att förenkla registreringen. Kontrollera alltid att uppgifterna stämmer innan du skickar in utlägget.
Attestera privata utlägg
Om företaget använder attest skickas det privata utlägget vidare till företagets attestant efter att det har skickats in.
Attestanten kan godkänna eller avvisa utlägget.
Om utlägget avvisas kan användaren korrigera uppgifterna och skicka in det på nytt.
Bokföring av privata utlägg
När utlägget har godkänts kan det exporteras till företagets bokföringssystem.
Privata utlägg bokförs som en skuld till den anställde. För att privata utlägg ska kunna exporteras behöver rätt bokföringskonto vara konfigurerat under:
Inställningar bokföring → Utlägg
Hantera utbetalningar
Som administratör hittar du godkända privata utlägg under Utbetalning av utlägg.
Här kan du bland annat se vilka utlägg som är redo för utbetalning och skapa underlag som kan användas för att hantera ersättningen till de anställda.
Själva utbetalningen till den anställde görs utanför Nordea-funktionen, exempelvis via företagets lönesystem eller genom en banköverföring.
Skapa en utbetalningsrapport
När privata utlägg har godkänts och är redo för utbetalning kan du skapa en rapport:
Gå till Utbetalning av utlägg → Redo för utbetalning.
Markera de utlägg som ska inkluderas.
Klicka på Lägg till i rapport.
Rapporten skapas som ett utkast och visas under fliken Rapporter.
Ladda ner en utbetalningsrapport
När rapporten är klar:
Gå till Utbetalning av utlägg → Rapporter.
Klicka på Ladda ner på rapporten du vill använda.
Välj PA XML eller Hogia XML.
Välj vid behov om dagens datum ska användas som utläggsdatum.
Klicka på pilen till höger och Ladda ner rapport.
När rapporten har laddats ner ändras dess status till Exporterad.
Följ statusen på ditt utlägg
Som anställd kan du följa dina privata utlägg under Utgifter i appen.
Där kan du se status för utlägg som exempelvis väntar på attest, har godkänts eller har hanterats för utbetalning.
Vanliga frågor
Kan jag redigera ett inskickat privat utlägg?
Om utlägget har avvisats kan du korrigera informationen och skicka in det på nytt.
Hur bokförs privata utlägg?
Privata utlägg bokförs som en skuld till den anställde. När utlägget har godkänts kan det exporteras till företagets bokföringssystem.
Betalas privata utlägg ut automatiskt?
Nej. Själva ersättningen till den anställde hanteras utanför Nordea-funktionen, exempelvis via företagets lönesystem eller genom en banköverföring.
Varför går det inte att exportera ett privat utlägg?
Kontrollera först att bokföringsinställningarna för privata utlägg är konfigurerade. Gå till:
Inställningar bokföring → Utlägg
Kontrollera att rätt konto har valts för privata utlägg.
Behöver jag spara originalkvittot?
Kvittot sparas digitalt tillsammans med utlägget. Följ alltid företagets interna rutiner och gällande bokföringskrav för hantering av originalkvitton.
Behöver du hjälp?
Kontakta oss via chatten längst ner till höger.
Vi hjälper dig gärna!