Vad är privata utlägg?
Privata utlägg innebär att en anställd använder egna pengar för ett företagsrelaterat köp och sedan får kostnaden ersatt av företaget.
Med funktionen Privata utlägg kan anställda registrera sina utlägg direkt i Nordea och bifoga kvitto och övrig information som behövs för bokföringen.
Hur registrerar jag ett privat utlägg?
Du kan registrera ett privat utlägg via webben eller appen.
På webben:
Gå till Mina utgifter.
Klicka på Skapa utlägg.
Välj Privat utlägg.
Ladda upp eller fotografera kvittot.
Kontrollera och komplettera informationen.
Klicka på Skicka in.
Om företaget använder attest skickas utlägget därefter vidare till företagets attestant för godkännande.
Hur bokförs privata utlägg?
När ett privat utlägg har godkänts kan det exporteras till företagets bokföringssystem.
Privata utlägg bokförs normalt som en skuld till den anställde. Vilket bokföringskonto som används konfigureras av företagets administratör under:
Inställningar bokföring → Utlägg → Privata utlägg
Kontot för privata utlägg kan vara ett annat än det konto som används för företagets korttransaktioner.
Detta gäller även vid filbaserad bokföring, exempelvis SIE.
Hur betalas privata utlägg ut?
Nordea genomför inte själva utbetalningen av privata utlägg till den anställde.
Utbetalningen hanteras i stället av företaget, exempelvis genom:
företagets lönesystem
banköverföring
företagets vanliga rutin för utläggsersättning
Nordea hjälper till att samla och hantera underlagen samt hålla reda på vilka ersättningar som väntar på utbetalning.
Hur håller administratören koll på utbetalningarna?
Som administratör går du till Utbetalning av utlägg.
Här kan du bland annat:
se ersättningar som är redo för utbetalning
skapa utbetalningsrapporter
ladda ner rapporter för vidare hantering i lönesystemet
se vilka ersättningar som redan har hanterats
Utbetalningsrapporter kan laddas ner i PAXml- eller Hogia XML-format.
Läs mer i artikeln Utbetalningsrapporter.
Hur följer jag mitt privata utlägg som anställd?
Som anställd kan du följa dina privata utlägg under Mina utgifter.
Där kan du se status för utlägget och följa det genom processen, från att det har skickats in tills det har godkänts och hanterats för utbetalning.
Varför går det inte att exportera mitt privata utlägg?
En vanlig anledning är att bokföringskontot för privata utlägg inte har konfigurerats.
En administratör kan kontrollera detta under:
Inställningar bokföring → Utlägg → Privata utlägg
Kontrollera att ett konto har valts för privata utlägg. Vilket konto som ska användas beror på företagets bokföring och kontoplan.
Om problemet kvarstår bör ni även kontrollera att bokföringsintegrationen är korrekt konfigurerad och att användaren har rätt behörigheter.
Hur fungerar privata utlägg med Fortnox Lön?
Själva utlägget kan bokföras och exporteras till bokföringen, medan utbetalningen till den anställde hanteras separat.
För lönehantering kan godkända ersättningar samlas i en utbetalningsrapport och exporteras i ett format som stöds av företagets löneflöde.
Behöver du hjälp?
Kontakta oss via chatten längst ner till höger.
Vi hjälper dig gärna!