Med funktionerna Milersättning och Traktamente kan anställda registrera ersättning för tjänsteresor. Ersättningen kan sedan skickas in för attest och inkluderas i en utbetalningsrapport för vidare hantering i företagets lönesystem.
Obs! Milersättning och traktamente ingår i Plus och behöver aktiveras för företaget innan funktionerna kan användas.
Innan ni börjar
En administratör behöver först aktivera funktionerna och konfigurera bokföringsinställningarna.
Milersättning och traktamente aktiveras under:
Prisplaner och fakturering → Planer & tillägg
Bokföringsinställningarna hittar du sedan under:
Inställningar bokföring → Utlägg
Här kan du bland annat konfigurera:
Konton för milersättning.
Lönearter för skattefri och skattepliktig milersättning.
Olika milersättningstyper med namn, fordonstyp och ersättning.
Inställningar för traktamente.
Registrera milersättning eller traktamente
När funktionerna har aktiverats kan anställda registrera ersättningar på webben.
Gå till Mina utgifter.
Klicka på Skapa utlägg.
Välj Milersättning eller Traktamente.
Fyll i uppgifterna för resan.
Kontrollera informationen.
Klicka på Skicka in.
När ersättningen skickas in skapas ett underlag automatiskt och ersättningsbeloppet beräknas utifrån de registrerade uppgifterna och företagets inställningar.
Attest
Om företaget använder attest skickas ersättningen vidare till företagets attestant.
Attestanten kan godkänna eller avvisa ersättningen.
Om den avvisas kan användaren korrigera informationen och skicka in den på nytt.
Utbetalningsrapport
När milersättningen eller traktamentet har godkänts kan det inkluderas i en utbetalningsrapport tillsammans med andra ersättningar.
Rapporten kan laddas ner i:
Paxml
Hogia
Filen kan sedan användas för vidare hantering i företagets lönesystem.
Läs mer i artikeln Utbetalningsrapporter.
Bra att veta: Att skapa eller ladda ner en utbetalningsrapport innebär inte att ersättningen automatiskt betalas ut till den anställde. Själva utbetalningen hanteras separat, exempelvis via företagets lönesystem.
Bra att känna till
Du kan skapa flera typer av milersättning med olika fordonstyper och ersättningsnivåer.
Ett underlag skapas automatiskt när ersättningen skickas in.
Milersättning och traktamente kan inkluderas i samma utbetalningsflöde som privata utlägg.
Företagets administratör hanterar inställningarna för funktionerna.
Vanliga frågor
Kan jag redigera en inskickad ersättning?
Om ersättningen har avvisats kan du korrigera informationen och skicka in den på nytt.
Kan jag lägga flera resor i samma ersättning?
Varje resa registreras separat så att rätt information och ersättning kan beräknas.
Jag hittar inte rätt milersättningstyp – vad gör jag?
Kontakta företagets administratör. Administratören kan konfigurera milersättningstyper under Inställningar bokföring → Utlägg.
Hur betalas ersättningen ut?
Godkända ersättningar kan inkluderas i en utbetalningsrapport som används som underlag i företagets lönesystem. Själva utbetalningen sker utanför Nordea-funktionen.
Kan milersättning och traktamente finnas i samma utbetalningsrapport som privata utlägg?
Ja. Utbetalningsrapporter kan innehålla privata utlägg, milersättning och traktamente.
Behöver du hjälp?
Kontakta oss via chatten längst ner till höger.
Vi hjälper dig gärna!